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SFERA Soluções Inteligentes

Case · Infinity Labs

ERP para grupo de funerárias

Sistema de gestão completo para um grupo de funerárias: planos, contratos, atendimento e financeiro em uma só base, hoje em produção.

Ficha do projeto

Casa de origem
Infinity Labs
Cliente
Grupo de funerárias
Segmento
Grupos empresariais
Categoria
Sistema de gestão
Situação
Em produção

O problema

Um grupo de funerárias não vende um produto só. Vende plano contratado hoje para ser usado daqui a anos, atendimento imediato, serviços avulsos e produtos — e cada frente tem regra própria de cobrança, prazo e responsável. Quando cada unidade controla a sua parte em planilha e caderno, a informação até existe, mas nunca no mesmo lugar e nunca na mesma hora.

O efeito prático aparecia nos dois pontos mais sensíveis da operação. No atendimento: uma família liga de madrugada e ninguém confirma em segundos se o plano está ativo, o que ele cobre e quem é o titular. No financeiro: a conferência de mensalidades dependia de alguém cruzar listas manualmente, e o contrato em atraso só aparecia quando já havia virado prejuízo.

Contexto

Como a operação funcionava

O grupo opera com mais de uma unidade, equipes em turno e plantão que não pode falhar. A carteira é de vigência longa: contratos assinados anos antes precisam ser honrados exatamente como foram vendidos, com carência, dependentes e reajustes que ninguém pode reconstruir de memória.

Duas restrições moldaram o projeto. A primeira: funerária não tem janela de manutenção — a operação precisava continuar rodando durante toda a implantação. A segunda: parte da equipe nunca havia usado um sistema de gestão. Qualquer tela complicada demais faria a planilha paralela voltar na semana seguinte.

Solução

O que foi construído

Foi construído um ERP a partir do processo do grupo, e não uma adaptação de sistema genérico. Cadastro de titular e dependentes, contrato de plano, vigência, carência, atendimento e financeiro passaram a viver na mesma base, com histórico de quem registrou cada movimento e quando.

O financeiro entrou como núcleo, não como módulo acessório: geração de mensalidades, baixa de pagamento, régua de cobrança e situação do contrato atualizada em tempo real. Quando o atendimento abre a ficha de uma família, enxerga a mesma situação financeira que a cobrança enxerga — não existe segunda versão do número.

As telas de uso diário foram desenhadas para o turno de plantão: poucos campos obrigatórios, busca por nome e documento, e o caminho mais curto possível entre a ligação e o registro. Projeto desenvolvido pela Infinity Labs, cuja experiência passa a integrar a estrutura da SFERA.

Recursos técnicos

  • Aplicação web responsiva
  • Banco de dados relacional
  • Controle de acesso por perfil de usuário
  • Rotinas automatizadas de cobrança
  • Relatórios operacionais e gerenciais
  • Infraestrutura em nuvem

Processo

Como o projeto aconteceu

  1. 01

    Imersão na operação

    Acompanhamento do atendimento, da venda de planos e do fechamento financeiro antes de qualquer linha de código. O desenho saiu do processo real, incluindo os desvios que a equipe tinha criado para dar conta do dia a dia.

  2. 02

    Escrita das regras de negócio

    Vigência, carência, dependentes, reajuste e situação do contrato descritos em regra explícita e validados com a gestão. Regra que vive só na cabeça de uma pessoa é a que mais atrasa projeto.

  3. 03

    Construção em ciclos

    Entrega por área — cadastro, contratos, atendimento, financeiro — com uso real da equipe antes de o módulo seguinte começar.

  4. 04

    Migração da base histórica

    Carteira de planos e histórico de pagamentos trazidos das planilhas, conferidos com a operação e validados antes da virada.

  5. 05

    Implantação e acompanhamento

    Treinamento por turno, operação assistida nos primeiros ciclos de cobrança e ajuste do que só o uso diário revelou.

Resultado

O que mudou na operação

Resultados descritos de forma qualitativa. Não publicamos percentuais nem economia estimada sem medição comprovada do cliente.

Resultado

  • Sistema implantado e em produção, sustentando a operação diária do grupo.
  • Carteira de planos centralizada: titular, dependentes, vigência e situação financeira no mesmo cadastro.
  • Conferência manual entre planilhas de unidades diferentes eliminada do fechamento de mensalidades.
  • Atendimento passou a consultar a situação do contrato no momento da ligação, sem depender de terceiros.
  • Histórico rastreável: cada alteração relevante tem autor, data e registro.

Aprendizados

  • Em operação que não pode parar, implantar por área vale mais do que apostar em uma virada única.
  • Escrever as regras de negócio antes de programar custa dias e economiza semanas de retrabalho.
  • Tela simples não é tela pobre: é o que impede o retorno das planilhas paralelas.
  • Migrar dado histórico desorganizado é etapa formal do projeto, não detalhe da última semana.

Seu problema se parece com este?

Conte como a sua operação funciona hoje. Dizemos se o caminho seria parecido — e onde seria diferente.

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