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SFERA Soluções Inteligentes

Case · ApexVilla

Apex-Estética

Agendamento inteligente e prontuário digital para clínicas de estética: agenda sem choque de sala e histórico do paciente em um só lugar.

Ficha do projeto

Casa de origem
ApexVilla
Cliente
Produto próprio da ApexVilla
Segmento
Clínicas e consultórios
Categoria
Produto SaaS
Situação
Produto disponível

O problema

Em clínica de estética, a agenda é o negócio. Quando ela vive em aplicativo de mensagem, caderno e memória da recepção, dois erros se alternam: o horário marcado duas vezes e o buraco que ninguém percebeu. Um gera constrangimento com a paciente; o outro é receita que simplesmente não aconteceu.

O segundo problema é o registro clínico. Anamnese em ficha de papel, evolução anotada no fim do dia, termo de consentimento em uma gaveta e histórico de procedimentos espalhado entre profissionais. Na hora em que alguém precisa saber o que foi aplicado na sessão anterior — e com qual reação — a informação existe em algum lugar, mas não a tempo.

Contexto

Como a operação funcionava

O produto foi desenhado para clínicas pequenas e médias de estética e biomedicina estética, em que a recepção acumula agenda, confirmação, cobrança e recepção presencial ao mesmo tempo. É um ambiente com pouca folga: qualquer sistema que exija cadastro longo é abandonado em duas semanas.

Há ainda uma restrição estrutural comum nesse porte: profissionais que dividem salas e equipamentos, com procedimentos de duração muito diferente entre si. Agenda que trata todo atendimento como bloco igual não resolve o problema — só muda o lugar dele.

Solução

O que foi construído

O agendamento foi construído considerando três variáveis ao mesmo tempo: duração real do procedimento, profissional e sala ou equipamento. O sistema impede a marcação que geraria choque, e a agenda deixa de depender de quem lembra que determinada aplicação ocupa a sala por mais tempo.

O prontuário digital reúne, por paciente, a anamnese, o histórico de procedimentos, a evolução de cada sessão e os documentos assinados. O acesso é por perfil profissional: quem atende vê o que precisa ver, e cada registro guarda autor e data.

Confirmação e lembrete de consulta passaram a ser tarefa do sistema, não da recepção. É a automação mais simples do produto e a que mais muda o dia da clínica. Projeto desenvolvido pela ApexVilla, cuja experiência passa a integrar a estrutura da SFERA.

Recursos técnicos

  • Aplicação web responsiva
  • Banco de dados relacional
  • Agenda com regras de disponibilidade e conflito
  • Controle de acesso por perfil profissional
  • Rotinas automatizadas de confirmação e lembrete
  • Armazenamento de registros e documentos do paciente

Processo

Como o projeto aconteceu

  1. 01

    Mapeamento da rotina da clínica

    Como a paciente chega, como o horário é marcado, quem confirma e o que acontece quando um procedimento atrasa e empurra a agenda inteira.

  2. 02

    Modelagem da agenda

    Duração por tipo de procedimento, vínculo com profissional e com sala, regras de bloqueio e tratamento das exceções.

  3. 03

    Estrutura do prontuário

    Definição do que precisa ser registrado em cada sessão e do que fica visível para cada perfil, com histórico preservado.

  4. 04

    Automação de confirmação

    Régua de lembretes antes do atendimento, no formato que a clínica já usava para falar com a paciente.

  5. 05

    Uso assistido e ajuste

    Acompanhamento das primeiras semanas de agenda real, corrigindo o que travava a recepção no horário de pico.

Resultado

O que mudou na operação

Resultados descritos de forma qualitativa. Não publicamos percentuais nem economia estimada sem medição comprovada do cliente.

Resultado

  • Produto disponível, com agenda e prontuário na mesma base.
  • Marcação com choque de sala, equipamento ou profissional bloqueada pela própria agenda.
  • Histórico do paciente centralizado: anamnese, evolução por sessão e documentos em um só lugar.
  • Confirmação de consulta deixou de depender da memória e do tempo livre da recepção.
  • Registro clínico com autor e data, disponível no momento do atendimento seguinte.

Aprendizados

  • Em clínica, o sistema é julgado pela agenda: se ela não for confiável no primeiro dia, o resto não é usado.
  • Cadastro longo demais é abandonado — o campo obrigatório precisa justificar cada segundo que custa.
  • Prontuário digital só substitui o papel quando é mais rápido que o papel na hora do atendimento.

Seu problema se parece com este?

Conte como a sua operação funciona hoje. Dizemos se o caminho seria parecido — e onde seria diferente.

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