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SFERA Soluções Inteligentes

Case · ApexVilla

Apex-Finanças

Gestão financeira com contas a receber e a pagar, régua de cobrança automatizada e cálculo de juros aplicado pela mesma regra para todos.

Ficha do projeto

Casa de origem
ApexVilla
Cliente
Produto próprio da ApexVilla
Segmento
Empresas de serviços
Categoria
Produto SaaS
Situação
Produto disponível

O problema

Empresa que vende a prazo administra duas operações ao mesmo tempo: a que entrega e a que recebe. A segunda costuma ser a esquecida. O controle nasce em uma planilha, cresce em abas, ganha um arquivo do financeiro e outro do comercial — e chega ao ponto em que ninguém responde, sem abrir três documentos, quanto a empresa tem a receber hoje.

A cobrança segue o mesmo caminho. Depende de alguém lembrar de avisar o cliente certo na data certa, e o lembrete some quando a semana aperta. Pior: o cálculo de juros e multa sobre o atraso, que deveria ser regra da casa, vira negociação improvisada — diferente a cada atendente e a cada cliente.

Contexto

Como a operação funcionava

O Apex-Finanças nasceu de um problema recorrente em operações pequenas e médias de serviço e comércio: o financeiro não tem sistema próprio, mora em planilha e depende da disciplina de uma pessoa. Quando essa pessoa sai de férias, a régua de cobrança para.

A restrição de produto era dupla e aparentemente contraditória: precisava ser simples o bastante para quem nunca operou um sistema financeiro, e rígido o bastante para não permitir que a mesma dívida tivesse dois valores diferentes dependendo de quem abriu a tela.

Solução

O que foi construído

O produto foi construído em torno do recebível. Contas a receber e a pagar, categorias de lançamento, vencimentos e posição de caixa em uma base única — o mesmo lançamento que a operação registra é o que aparece no relatório da gestão, sem etapa intermediária de consolidação.

A cobrança foi automatizada como régua configurável: avisos antes do vencimento, no vencimento e depois dele, disparados pelo sistema nas datas definidas pela empresa. Deixou de existir a categoria de cliente que atrasou e ninguém percebeu.

O cálculo de juros compostos e multa passou a ser aplicado pelo próprio sistema, com parâmetros definidos uma vez e válidos para todo mundo. O atendente não precisa mais calcular nada — e, principalmente, não pode chegar a um número diferente do colega. Projeto desenvolvido pela ApexVilla, cuja experiência passa a integrar a estrutura da SFERA.

Recursos técnicos

  • Aplicação web
  • Banco de dados relacional
  • Rotinas agendadas de cobrança
  • Regras de cálculo parametrizáveis
  • Integração por API para envio de avisos
  • Relatórios de posição e fluxo de caixa

Processo

Como o projeto aconteceu

  1. 01

    Levantamento das regras financeiras

    Como a empresa cobra, quando cobra, o que faz com o atraso e qual política de juros pretende sustentar. Antes disso, automatizar só distribui a confusão mais rápido.

  2. 02

    Modelagem do recebível

    Estrutura de lançamentos, categorias, vencimentos e vínculo com o cliente, de modo que cada valor tenha origem rastreável.

  3. 03

    Construção da régua de cobrança

    Sequência de avisos configurável por empresa, porque cada operação tem um limite diferente de quando insistir e quando recuar.

  4. 04

    Motor de cálculo

    Juros compostos e multa aplicados por parâmetro, com o mesmo resultado independentemente de quem abre o título.

  5. 05

    Ciclos de uso e ajuste

    Uso real em operação, correção do que a rotina mostrou e ajuste dos relatórios ao que a gestão de fato olha.

Resultado

O que mudou na operação

Resultados descritos de forma qualitativa. Não publicamos percentuais nem economia estimada sem medição comprovada do cliente.

Resultado

  • Produto disponível, com contas a receber e a pagar em base única.
  • Cobrança deixou de depender de lembrete individual: o sistema avisa nas datas definidas.
  • Juros e multa calculados pela mesma regra para todos os clientes, sem improviso no atendimento.
  • Posição de recebíveis e de caixa disponível para a gestão a qualquer momento, sem consolidação manual.
  • Retrabalho eliminado no fechamento: o número do relatório é o mesmo do lançamento.

Aprendizados

  • Automatizar cobrança sem antes definir a política de juros apenas acelera a inconsistência.
  • Em produto financeiro, a maior resistência não é técnica: é abrir mão do controle na planilha pessoal.
  • Régua de cobrança precisa ser configurável — o ponto em que insistir vira desgaste muda em cada operação.
  • Relatório útil é o que a gestão já olhava no papel, não o que o sistema consegue gerar.

Seu problema se parece com este?

Conte como a sua operação funciona hoje. Dizemos se o caminho seria parecido — e onde seria diferente.

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